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Dokumente/Daten

Stundenansätze

Zahlreiche interessante Module machen aus archfile ein kompetentes Werkzeug für die Büroadministration. Die noch leeren Felder dokumentieren das zukünftige Entwicklungspotenzial.

Die Bedürfnisse für eine zentrale Datenorganisation mit alltäglichen Administrationsaufgaben liegen auf der Hand. Mit archfile erhalten Sie eine professionelle Software für Ihr Architekturbüros. Das integrierte Qualitätsmanagement mit dem Bezug zu den SIA und ISO Normen runden das Paket als durchdachte Branchenlösung ab.

Projekt

Bild: Projekt einrichten

• Erfassen aller projektrelevanten Daten
• Aufteilen nach Teilobjekten/Projektphasen
• Zuweisung von Adressen zum Projekt nach Adresskategorie/BKP
• Projektadresslisten
• Direkter Zugang zur Projektkorrespondenz
• Definieren der projektspezifischen Kopierkosten
• Auswertung von Stundenrapporten, Spesen und Kosten

• Erstellen von Besprechungsprotokollen mit Traktandenliste
• Erstellen von Aufgaben direkt aus dem Protokoll heraus
• Erstellen von Ordnerschilder und -register, autom. Vorlagen
• Erfassen der auflaufenden Kopierkosten
• Zuweisen von Links zu beliebigen externen Dokumenten
• Direktes Öffnen von gelinkten Dokumenten im Originalprogramm
• Direkter Link zu den Files der Bauadministration

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Korrespondenz

Bild: Lieferschein erstellen

• Erfassen von Adressen, Drucken von Adresslisten
• Erfassen von Sachbearbeitern zu Firmenadressen
• Direktes Aufrufen des Mailprogramms aus den Adressen heraus

• Übersicht über Lieferscheine, Faxe und Briefe, an diese Adresse
• Direktes Erstellen von neuen Lieferscheinen, Faxen und Briefen
• Serienbrieffunktion: Versand von Briefen an mehrere Adressen

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Mitarbeiter (Mitarbeiter-Sicht)

Bild: Stundenrapporte erfassen

• Stundenerfassung nach Tagen, zugeordnet nach Projekt und Projektphase
• Erfassen der Spesen und Nebenkosten
• Abarbeiten der Aufgabenliste

Mitarbeiter (Unternehmensleitung)

Bild: Lohnabrechnung

• Eingabe aller relevanten personenbezogenen Daten
• Verwalten des Anstellungsverhältnisses
• Stellenbeschrieb
• Arbeitsvertrag
• Vorlagen für Einstellung, Einführung, Kündigung, Abschluss
• Mitarbeitergespräche, Mitarbeiterzufriedenheit

• Erfassen der Weiterbildungen
• Lohn
• Ferien und Abwesenheitszeiten
• Auswertung der Stundenrapporte und Spesen nach Mitarbeiter
• Zugang zur Korrespondenz mit diesem Mitarbeiter
• komplette Aufgabenverwaltung (To do-Liste) nach Mitarbeiter

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Auftrag

Bild: Honorarabrechnung

• Erstellen von Honorarofferten (nach SIA) und Verträgen
• Zahlungsplan
• Erstellen und Verfolgen von Rechnungen, Teil- und Akontorechnungen
• Auswerten des aktuellen Stands und Gegenüberstellung von Vertragsdaten

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Unternehmen

Struktur des Qualitätsmanagement
Über den Modulen liegt eine übergeordnete Sicht, die Ihr Büro aus dem Blickwinkel der internen Abläufe betrachtet. Es ist die Sicht, wie sie in der ISO-Norm 9001 vorgeschlagen und für die Zertifizierung erwartet wird. Diese Sicht ist jedoch nicht starr eingebaut. Sie können sie Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Diese Sicht erlaubt den sofortigen Zugang zu jedem in der Software abgebildeten Prozess. Ein Prozess wird beschrieben mit einfachen Titeln und einer beliebigen Anzahl an Teilprozessen. Sie sind lesbar als Checkliste und können auch so verwendet werden. Aus jedem Teilprozess lässt sich eine Aufgabe generieren, die einem Mitarbeiter zugeordnet und mit einem Termin versehen werden kann.

Grafik: Unternehmensstruktur

Bild: Dokumente und Daten verwalten

• Erfassen der Fixkosten des Büros
• Liquiditätsplanung: Auswertung aus dem Zahlungsplan nach Projekt und über alle Projekte sowie aus den Fixkosten
• Qualitätsplan nach ISO: Definition der Prozesse (wer macht was?)
• Zentrale Verlinkung aller digitalen Vorlagedokumente.

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